Рабочая переписка

[kacho]

Писала тут коммент и решила его развернуть.

Тема: на работе какие-то несостыковки с коллегами, идет оживленная переписка, но понимание никак не приходит, конфликт нарастает.

Меня друзья американцы еще давно научили двум принципам:
1) Всегда подписываться и никогда не удалять никакие части мейлов при ответе.
2) Если есть конфликт, делать CC третьему лицу.

Надо сказать, что второй пункт реально спасал меня не раз.
В прошлом году у нас был интенсивный задницеразрывательный конфликт с одним коллегой, не назову пол и имя, скажем, это был некто Ц.
Вкратце - Ц. почти НИКОГДА не отвечал на мейлы, НИКОГДА не делал никакую работу до конца, НИКОГДА не сдавал ее в срок и ВСЕГДА врал, что работа сделана и сдана. Из-за чего я и другие ребята были вынуждены оставаться в офисе допоздна и всё переделывать, а Ц. уходил домой ровно в 5:30 и ни о чем не парился.

В конце концов я поставила ультиматум - мне нужно, чтобы ты мне отвечал на мейлы и я желаю видеть результаты твоей работы на моем проекте в срок и без косяков.
После чего косяки продолжались в стандартном режиме, а проект загибался.

Тогда я написала мыло начальнице. И она, японка, предложила мне вариант, который я сама хотела ей предложить - напиши ей, говорит, что результаты работы Ц. с тебя буду спрашивать я, и делай CC мейлов Ц. мне. Так Ц. будет видеть, что я ее мейлы и работу смотрю.

Отлично! Я стала пересылать мейлы Ц. начальнице и завела отдельную тетрадку, где отмечала галочками, кто из нас троих на проекте сдал свою работу в срок.
Из троих сдавала в срок только я.
Я попросила начальницу встречаться со мной на 5 минут после каждого дедлайна и тетрадочку ей показывала.
Начальнице все стало ясно. И Ц. после 3 лет работы от нас перевели очень-очень далеко.
Больше мы не видимся и не работаем вместе, и весь офис вздохнул свободно, потому что нам не надо работать за Ц. и делать Ц. хорошую зарплату при минимуме работы.

Вообще, форвард переписку с одним человек какому-то третьему лицу или группе лиц - абсолютно нормальная практика.
Существует она как раз для того, чтобы либо уравновешивать вопросы (третье лицо может предложить неожиданный выход из проблемной ситуации), либо чтобы предотвращать всякие далеко заходящие дела (например, когда начинается конфликт и участники уже завязли в нем).

Осознание того, что вашу переписку увидит кто-то еще, обычно сильно отрезвляет - еще 10 раз подумаешь, что и как написать, потому что человеку со стороны любая истерика, если она есть, покажется еще более истеричной.

В общем, меня этот способ очень много раз спасал.
А вы как, пользуетесь им?

Comments

[babamarta.livejournal.com]

В деловой переписке пользуюсь всегда. Главное не забывать галочку "ответить всем". Часто это не только подстраховка, а просто нужно держать в курсе вопроса сразу несколько человек. Даже если это переписка между двумя людьми, почти всегда в копии стоят сразу несколько. Причем мое американское руководство приучило меня даже в незначительных рабочих вопросах держать их в курсе дела, даже если это переписка на русском.

[kacho.livejournal.com]

Да, полезная штука.

[atytarenko.livejournal.com]

как правило - да. В крайнем случае - ВСС

[kacho.livejournal.com]

Тоже дело, BCC это.

[note-booker.livejournal.com]

Не все знают, что переписка на бесплатном почтовом сервере, майл.ру, например, может быть использована в качестве доказательства в суде. Надо только сделать соответствующий официальный запрос провайдеру услуг.
У приятеля был такой случай. Одна юридическая фирмочка, специализирующаяся на авторских правах решила заработать с него немного денег. Речь шла о шестизначной сумме ))) Вся переписка шла через майл.ру. Когда дело дошло до суда, они решили немного поменять свою позицию. Но оказалось, что майл.ру помнит все..))

[kacho.livejournal.com]

Я мейлру не пользовалась никогда, но факт интересный.
Только мне больше всего интересно, при чем тут провайдер, если суд руководствуется УК.

[chigau-me.livejournal.com]

я мало когда участвовала в конфликтах, но никогда в переписке, обычно стараюсь сразу лицом к лицу разобраться и всио. хотя если в переписке, то мне кажется обязательно надо чтобы еще третье лицо получал письма

[kacho.livejournal.com]

Я раньше тоже думала, что лицом к лицу проще. Но потом оказалось, что такие как Ц. используют тот факт, что свидетелей не было и доказательств о договоре никаких нет, против тебя.
А переписка - это доказательство и в случае чего ее всегда можно положить на стол.

[sya-lu.livejournal.com]

Все именно так, как пишешь ты.
Было, что и переправляла переписку третьему лицу (рук-ву) с просьбой помочь, когда реально сама не могла принять решение, а усугублять конфликт не хотела. Так же пересылала с просьбой рассудить, когда от меня хотели непонятно чего. И в копию ставила руководство, когда на 5 писем человек не отвечал. Не то, что я ябеда, мне нужен результат в работе, а не нагоняй из-за чьей-то лени.

И я вообще сторонник в рабочей переписке сухо и по делу общаться, чьи-либо истерики меня сразу вводят в состояние бесяка.

[kacho.livejournal.com]

Американцы, кстати, несмотря на их сенситивность в области "подсиживания" и вообще корпоративного этикета, подобное ябедничеством вовсе не считают. Видимо, увидели, что система работает и дисциплинирует народ и так и пошло.

У нас помню с тем же товарищем Ц. вышла прямо реально срачка на словах. Я написала в мыле кое-что, цитаты всякие из разговора и ответ на них - что вот это и это я считаю неприемлемым на работе, и что это портит рабочую атмосферу.
Так эта балда написала мне ответ и нажала кнопочку "отправить всем". И ее мыло, уж не помню, с моей частью или эта часть была предусмотрительно удалена, получили вообще левые люди - наши коллеги из другого города, которым мы до этого посылали только главы книг.
Я очень потешалась :) Человек сам себя дураком выставил два раза :)

[obolenskaya.livejournal.com]

Пользуюсь. Как научили еще в первом месте работы, так и, и честно говоря, я думала так делают все и всегда. И когда потом столкнулась с тем, что это не в порядке вещей, ооооочень удивилась.

[kacho.livejournal.com]

Ну всегда, я считаю, не надо. Надо на проекте, когда несколько людей должны быть в курсе, и в случае проблем.

[zveriozha.livejournal.com]

Да, хороший способ в некоторых ситуациях.

[kacho.livejournal.com]

Очень!

[arerinko.livejournal.com]

делаю..иногда это помогает найти и затерявшиеся давние письма быстрее. и вообще в емейлах стараюсь указать любую мелочь, а то некоторым бывает удобно что-то запомнить, как им удобнее..ну и для себя подстраховка:)

[kacho.livejournal.com]

Да, как писать имейлы - это тоже отдельная история.
На этого Ц. мои детализированные имейлы тоже не доходили...
Пишу: скопировать формат из такого-то документа, документ там-то.
Получаю: работу без форматирования, в документ даже не посмотрено. И глазенки такие честные-честные - ой, даааа?..

[uvulia.livejournal.com]

да, в нашей компании (фр. строительная компания) это нормальная практика. добавление в копию начальства зачастую волшебным образом влияет на решение проблемы...)

[kacho.livejournal.com]

Да-да-да :)

Не на всех, правда, это волшебство действует :)

[raven-oscar.livejournal.com]

В прошлой и позапрошлой конторе вообще почти ничего не писал - у нас были внутренние системы сообщений с логированием. Результат просто фантастический - все проблемы решались за 5 -10 минут.
В текущей конторе руководство хочет быть в копии всегда - даже когда идет обсуждение вещей находящихся за гранью его понимания. Результат - все привыкли - реакция или очень медленная или нет вообще. При этом все равно никто точно не может сказать кто за что отвечает в пограничных (не моих) вопросах. Но тут корпоративная культура такая даром что контора немецкая.
А вообще сс только в случае конфликтов или когда нужно кого то держать в курсе происходящего. BCC - в случае деликатного слива инфы.

[kacho.livejournal.com]

Деликатный слив инфы тоже бывает полезным, да.
А открытый слив на таких, как случай Ц. действует магически :)

[philinn.livejournal.com]

Катя, ты мне открыла глаза на рабочий процесс! Я сейчас всегда так буду делать! Это же так просто и гениально! Спасибо. А то я как раз сейчас в состоянии конфликта с коллегой

[kacho.livejournal.com]

Да ты что, ты не знала?
Это реально мощное средство :) Дисциплинирует всех и решает вопросы быстрее.
А что за конфликт? Непонимание или невыполнение?

[diffluent.livejournal.com]

мы сотрудничаем с китайским институтом физики, и часто нужна какая-то инфа или помощь. так вот, если СС руководителю группы, то ответ приходит в течении недели, а если не СС - то может и не прийти

[kacho.livejournal.com]

Вооот!
Такая же фигня.

[mmokh.livejournal.com]

конечно, пользуюсь. чтобы держать в курсе заинтересованные стороны, чтобы не возникало глупых задержек и во избежание странных реакций, ага.

[ot-necego-delat.livejournal.com]

Еще в начале карьеры меня этому научила моя мудрая начальница - и CC, и сохранять переписку. Что меня и спасло от клеветы и сохранило рабочее место. Это очень простой, но очень эффективный способ дисциплины и защиты себя. Мне вот что интересно, на что рассчитывают такие люди, заведомо зная что в СС переписки руководство? Или это уже беспробудная наглость?

[ishc.livejournal.com]

чаще всего, беспробудная глупость.

[gordi-ptic.livejournal.com]

прошу прощения, но что такое СС?

[ishc.livejournal.com]

«Копия», от «carbon copy» — как будто «писал под копирку». При получении письма адресат видит также, кому были посланы копии. BCC — «скрытая копия», такие копии адресат не видит, но они, тем не менее, доходят.

[ishc.livejournal.com]

По всем важным вопросом в CC стоит менеджер соответствующего проекта или отдела, просто так ему удобнее понимать, как движется работа, нет ли где затыков по проекту и так далее. Письма с одним адресатом идут только по текучке и только по первому разу. Иногда менеджеров в CC несколько, если это затрагивает несколько отделов или уровней.

Конфликтов у нас в коллективе совершенно нет, но несколько раз случалось, что после очередного письма менеджер стремительным домкратом менял приоритеты работ, иногда снимая часть задач, иногда докидывая новых.

Нормальная практика.