На компе

[kacho]

У преподов компьютеры всегда забиты разной всячиной - куча самописных материалов, картинки, студенческие домашки, отчетность и прочее. Это вагон документов.

Когда я начала работать в универе и писать для него учебники по главам, я окончательно выработала стиль размещения и называния документов так, чтобы я всегда за 5 секунд могла его найти. Иначе выжить было невозможно - бесконечная редактура и переделывания множили доки.

В универе у нас у каждого свой комп, но иногда бывает нужно сесть за чужой, а если ты заболел, другой препод сядет за твой комп и предполагается, что сможет быстро найти нужную папку и материалы для урока.
Без ложной скромности скажу, что меня вице-декан очень хвалил - со временем если преподам надо было что-то у меня взять, они уже сами без меня всё могли быстро найти.
Так что мне никогда не звонили в 6 утра и когда я в отпуске.
На домашнем компе точно так же - чистота и порядок.

А какие я видела у нас в офисе чумные компьютеры... :)
На одном компе рабочего стола не было видно, он был погребен под доками.
Другой имел миллиард доков в папках названных в духе "что-то про зиму", "зима", "зимнее", "зима-2", "оПЯТЬ ЗИМА11", "зимушка-зима!", "ЗИМА СДАТЬ!"

Я далеко не самый организованный человек, но не думала, что такое вообще возможно :)

В комментах спросили, как делаю я - честное слово, там вообще никакого чуда, просто адекватное название файлов в папках.

Это мой текущий проект, курс уроков на базе видео.

Большая папка Tutoring, в ней папка Video Documentaries, в ней много папок с названиями по темам урока: Urban Yogis, Step Back, Belongings и тд.
Открыли папку Urban Yogis.
На этом курсе у меня есть необходимость иметь несколько видов файлов: ворд, пдф и видюшки. Видео я не переименовываю, мне нужно их оригинальное название.
А все файлы именую по одному и тому же принципу:
Номер урока, значит, начинаю с цифр 1,2,3. Дальше название темы урока - на всех доках она будет одинаковая. Отличие будет только в маркере в конце - это скрипт, домашка, файл с комментами для препода и тд.
Всё.
Никаких левых названий, все три урока названы по одному принципу. И не только в этой папке, а во всех остальных, весь курс так назван.
Если что-то выбивается из этого ряда, например, появляется какое-то extra, bonus, тест или еще чего, то называю примерно так же - с указанием, к чему это относится.

Мой принцип такой: у меня это лежит по папкам и мне все понятно, а если я это посылаю студенту, он по названию должен понять, о каком уроке речь и что за задание - у него-то это будет выглядеть как просто отдельный док из "ниоткуда".

То есть, если я вдруг через 2 года забуду вообще, что там в папках было (такое было на работе), я залезу и сразу быстро пойму.
Еще огромный плюс в такой постоянности на всех моих компах на работе и дома - если нужно, за 5 секунд находится всё поиском и на компах, и в почте.

Comments

[difficult-peach.livejournal.com]

А расскажи про свою систему, я обожаю организацию, но часто руки не доходят :(

[kacho.livejournal.com]

Я сначала написала про это, а потом подумала, что никому это не надо (ну потому что правда, никакой удивительной системы там нет) удалила. Щас в пост впишу.

[kacho.livejournal.com]

Обновила пост.

[marinella-ess.livejournal.com]

И? Я тоже хочу знать систему. У нас в школе общие папки, где люди скидывают свои материалы. Например, папка vocabulary, а там подпапки body, weather и т.д. Но это я так понимаю слишком просто

[kacho.livejournal.com]

Повесила принтскрин в пост.

Папки типа Vocab или Grammar для меня лично простые - там просто надо называть файл по теме.

Я скорее про ситуации, когда пишешь курс или учебник и у тебя ОЧЕНЬ много глав, а потом в процессе главы редактируются, перемещаются, замещаются и так далее. И когда ты пишешь не один учебник, а 3.
Либо когда как в посте - на одну и ту же тему очень много доков-подразделов.

[archaicos.livejournal.com]

Нутром чую, там должна была быть не только "ЗИМА СДАТЬ!", но и «Зима, бл**ь!». :)

[kacho.livejournal.com]

неее, там канадец, у них же

[archaicos.livejournal.com]

Какнада, чё. :)

[sya-lu.livejournal.com]

расскажи про организацию хранения документов, пожалуйста

[kacho.livejournal.com]

Повесила принскрин в пост. Ничего особенного, просто нормальное название файлов.

[sya-lu.livejournal.com]

посмотрела, спасибо
у меня примерно такой же принцип организации хранения документов, поэтому даже спустя 1,5 года после смены рода деятельности в компании я легко нахожу коллегам образцы док-тов "из прошлой жизни"

[kacho.livejournal.com]

Да вот я и говорю - что вроде же очевидно, что такая или примерно такая система работает лучше, чем "зимушка-зима" и заваленный рабочий стол. Ан нет. Сколько я зарезал, сколько перерезал...

[sya-lu.livejournal.com]

да, не могу не согласиться

и при этом считаю, что есть персонажи, которые не способны организовать такое хранение, у них отсутствует схема в голове по грамотной организации пространства, как реального, так и виртуального

[kacho.livejournal.com]

Хехе, я с этими персонажами работала :) Ниже писала - ни дай б-г никому, они меня чуть не угробили.

[dessert-flower.livejournal.com]

***Я далеко не самый организованный человек, но не думала, что такое вообще возможно :) ***

Увы, такое знакомое чувство...
В отношении квартиры своей я всегда думала, что я засранка. Ну такая... умеренная, но засранка.
Но стоило походить по гостям, чтобы понять, что у меня чуть ли не операционная.
Остается надеяться, что людям так комфортно...

[kacho.livejournal.com]

Да уж...

Ну как у них дома, мне, если честно, совершенно все равно.
Но меня очень раздражает то, что они на работе устраивают бардак - я не хочу садиться за чужой комп, у которого монитор заляпан апельсиновыми брызгами, а в клаве живут звери, и не хочу ковырять двести миллионов файлов, пытаясь найти, что же я сегодня должна преподавать за этого препода. И на кухне не хочу видеть размазанный по всему столу сухой кофе и вагон грязных ложек.
Дома свои ложки пусть складывают :)
И я в том числе. У меня дома ложки могут лежать сколько мне угодно, но на работе у меня всегда чисто.

[liiac.livejournal.com]

У меня тоже все хорошо организовано и любую информацию можно найти мгновенно. Но мне удобнее всего хранить все документы и личные файлы в клауд-сервисах, чтобы всегда был бэкап, и никогда ничего не пропало. Опять же, сел за другой комп и тут же получил доступ ко всем своим файлам по интернету. Плюс, с мобильника, планшета можно открыть, отправить коллеге ссылку на любой файл.
Например, текстовые документы у меня все на Google drive, записки/закладки/research я веду в Evernote, остальные личные файлы и фотографии - в DropBox. Надо чем-то поделиться, просто дала человекку доступ к нужной папке.
В итоге на рабочем столе у меня вообще пусто - ни одного ярлыка :) Компьютер сломался - ничего не пропало. А с большими рабочими проектами у нас в офисе всегда был репозиторий, который сохранял все версии документов на сервере. Я обычно все хранила в хорошо проименнованных и удобно отсортированных папках.
В общем, хорошо организованная, упорядоченная информация это залог продуктивной работы в любой сфере :) Так что, меня тоже ужасают рабочие столы некоторых людей. Как так можно работать? Потом начинаются истории о том, что кто-то что-то случайно удалил, переименовал, теперь ничего не найти.
Дома у меня, кстати, тоже все вещи по местам :)

[kacho.livejournal.com]

Ты мега-продвинутая! Мне тоже надо научиться хранить все на клаудс.

Мы когда писали учебник с другой группой людей, которая была вообще в Токио, скидывали все тоже в какой-то DropBox, было удобно.
А вот когда у нас писали учебник, это было бесконечная пересылка в почте - и мне тоннами сыпались файлы типа "Глава 1", "Редакция", "Глава 1 Редакция", "1 Редакция"... Я в то время возненавидела человечество вообще, а отдельных - хороших людей! - коллег в частности. Вспомню - вздрогну. Never ever ever again!

Имейлы, увещевания, просьбы, конкретные инструкции по называнию файлов, даже файлик с примером оформления главы по шрифтам и таблицам - ничего не помогало.
Буэ!

[kacho.livejournal.com]

Слушай, а можешь выйти в скайп, совет дать на тему, что лучше в моей ситуации делать? Если тебе не трудно. Спасибо!

[liiac.livejournal.com]

Не трудно. Вышла :)